Mẹo quản lý thời gian hiệu quả cho ngày không còn bận rộn thomthosto

Công bằng mà nói, mỗi người chúng ta đều có quỹ thời gian 24 giờ một ngày. Có người dùng số thời gian đó để kinh doanh, có người tập luyện để trở thành ngôi sao nổi tiếng nhưng có người lại chỉ dành khoảng thời gian đó để ngủ nướng. Còn bạn, bạn có đang sử dụng khoảng thời gian của mình một cách hợp lý? Cùng Thơm Tho Sto tìm hiểu cách quản lý thời gian hiệu quả với ma trận quản lý thời gian Eisenhower trong bài viết này nhé!

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một phương pháp sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả dựa trên tiêu chí khẩn cấp và quan trọng. Ma trận Eisenhower được xem là kim chỉ nam giúp bạn luôn đi đúng hướng, tập trung vào những công việc quan trọng thay vì vòng xoáy của những việc gấp rút nhưng không mang lại giá trị. Hơn thế nữa, khi đã hiểu và áp dụng thành công phương pháp quản lý thời gian này, bạn sẽ thấy mình có nhiều thời gian hơn để làm các công việc mình thích.

Nội dung của ma trận thời gian Eisenhower

Như đã nói ở trên, ma trận Eisenhower phân loại công việc ra thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí là mức độ khẩn cấp và độ quan trọng của công việc đó. Nhờ đó bạn có thể sắp xếp công việc theo các thứ tự ưu tiên nhằm có thể hoàn thành đúng mục tiêu đã đề ra. Có 2 nội dung cơ bản của ma trận này bạn cần nắm rõ như:

Việc quan trọng sẽ có nhiều lợi ích trong dài hạn và giúp bạn tiến đến mục tiêu của mình
Việc khẩu cấp cần giải quyết lập tức và ảnh hưởng đến nhiều người

4 Nhóm công việc trong ma trận này bao gồm:

Nhóm 1: Việc quan trọng và cần làm gấp
Nhóm 2: Việc quan trọng nhưng không gấp
Nhóm 3: Việc không quan trọng nhưng cần làm gấp
Nhóm 4: Việc không quan trọng và không cần gấp

Chúng ta hãy cùng đi phân tích về những nhóm công việc này nhé!

Nhóm 1: Quan trọng - Gấp

Bạn hãy sắp xếp vào nhóm này những công việc vừa quan trọng và cần làm ngay, ví dụ như:

Công việc không dự đoán trước được như chăm sóc người thân bị ốm, việc do cấp trên giao
Công việc sắp đến hạn nhưng bạn chưa làm do quên như làm báo cáo, làm bài thuyết trình, sinh nhật người quan trọng…

Với những công việc ở nhóm này, bạn cần phải làm ngay và nó chiếm khoảng 15-20% để làm. Hoặc bạn có thể chuyển những công việc này từ nhóm 1 sang nhóm 2 bằng cách thương lượng.

Nhóm 2: Quan trọng - Không gấp

Đúng như cái tên của nhóm này, bạn sẽ không cần thực hiện ngay vì đã nằm trong kế hoạch của bạn rồi. Thời gian hoàn thành công việc ở nhóm 2 sẽ nhiều hơn ở nhóm 1, thường chiếm 60-65% khoảng thời gian cho công việc. Có thể kể đến như:

Việc lập kế hoạch cho tuần, tháng tiếp theo
Tập thể dục
Học tiếng anh hằng ngày
Đọc sách

Trong lúc bạn đang hoàn thành các công việc ở nhóm 2 nhưng công việc ở nhóm 1 xuất hiện, hãy cố gắng quyết nhanh nhất chứ đừng chờ sang ngày mai nhé!

Nhóm 3: Không quan trọng - Khẩn cấp

Những nhóm công việc này rất khó kiểm soát và thường hay phát sinh. Ví dụ như:

Người khác nhờ giúp đỡ
Bạn bè nhắn tin tán gẫu
Sếp giao cho một công việc không thuộc trách nhiệm của bạn

Các công việc ở nhóm 3 thường không có ý nghĩa gì giúp bạn hoàn thành mục tiêu nhưng lại khiến bạn phải làm gấp. Hãy cố gắng hạn chế thời gian cho nhóm công việc này chỉ từ 10-15% thôi nhé! Nếu không thể bạn hãy tìm đến sự giúp đỡ của một người khác.

Nhóm 4: Không quan trọng - Không gấp

Những công việc nằm trong nhóm này bao gồm:

Lướt Facebook, xem phim, giải trí…
Chơi game quá nhiều
Nói chuyện riêng trong giờ làm

Đây là những công việc không giúp ích gì cho các mục tiêu của bạn, chỉ nên dành dưới 5% quỹ thời gian cho nhóm 4.

Cách sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower hiệu quả

Để áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả thì bạn cần phải thực hiện hằng ngày để tạo cho mình một thói quen.

Bước 1: Liệt kê các công việc cần thực hiện trong này
Bước 2: Dựa trên tiêu chí khẩn cấp và quan trọng, chia các công việc vào nhóm tương ứng
Bước 3: Thực hiện công việc theo thứ tự Nhóm 1 - Nhóm 2- Nhóm 3 - Nhóm 4 theo thời gian tương ứng (20% - 65% = 10% - 5%)
Bước 4: Đánh giá công việc vào cuối ngày

Để tập trung làm việc, bạn có thể sử dụng thêm phiên làm việc Pomodoro.